Evolvit ymmärsi tarpeemme erinomaisesti ja he lähtivät ratkomaan haastetta meidän kannaltamme järkevällä tavalla.

- Elina Saartoala, Hankepäällikkö, LähiTapiola

Evolvit auttoi LähiTapiolaa kertovan raportoinnin ratkaisussa

Vakuuttamiseen ja varainhoitoon erikoistunut LähiTapiola-ryhmä joutui kehittämään myös raportointiaan osana EU:n laajuista vakuutusyhtiöiden Solvenssi II –vakavaraisuusohjelmaa. Yksi käytännön haasteista liittyi kertomustyylisen raportoinnin tuottamiseen, johon haluttiin rakentaa uusi toimintaprosessi LähiTapiolassa. Uuden toimintaprosessin mahdollisti Evolvitin toimittama ryhmäraportoinnin kokonaisuus.

LähiTapiola-ryhmän rakenne käsittää 22 vakuutusyhtiötä, joista jokainen tuottaa omat viranomaisraportit. Lisäksi osa raportoinnista tehdään ryhmätasolla. Raportoinnista on numeerisen tiedon lisäksi merkittävä osa kertovaa raportointia, joka muistuttaa paljon esimerkiksi yritysten vuosikertomuksia. Kertovan raportoinnin suurimpia haasteita on sen tuotantoprosessin eli sisällön tuottamisen rakentaminen tehokkaaksi.

–Lähtökohtana meillä oli, että tiesimme yleistasolla, kuinka kertovan raportoinnin työmme haluaisimme järjestää organisaatiossamme. Keskustelimme muutaman tietojärjestelmätoimittajan kanssa ja valitsimme Evolvitin ehdottaman ratkaisumallin, koska se vastasi kuvaamaamme prosessia sekä edellytti vain vähäisiä muutoksia olemassa oleviin tietojärjestelmiimme, kertoo projektista vastannut LähiTapiolan hankepäällikkö Elina Saartoala.

Teho irti olemassa olevasta järjestelmästä

Ville Lilja, Annina Pietinalho, Elina Saartoala

Ville Lilja, Annina Pietinalho, Elina Saartoala

LähiTapiolan käytössä oli jo Microsoftin Sharepointiin perustuva intranet-ratkaisu. Kertovan raportoinnin kokonaisuus rakennettiin osaksi intranetiä hyödyntämällä mahdollisuuksien mukaan Sharepointin omia toiminnallisuuksia.

–Asiakkaan esittämän tarpeen ratkaiseminen edellyttää IT-toimittajalta myös malttia – että ei lähdetä heti rakentamaan uutta tietojärjestelmää, vaan katsotaan mitä jo valmiina olevasta voidaan hyödyntää. Evolvit ymmärsi tämän tarpeemme erinomaisesti ja he lähtivät ratkomaan haastetta meidän kannaltamme järkevällä tavalla, Saartoala sanoo.

Kertovan raportoinnin suurimpia haasteita ovat aikataulut ja raportin kirjoittamiseen osallistuvien henkilöiden työn koordinointi. Järjestelmän rakentamisen aikana LähiTapiolassa myös huomattiin, että eri raportteihin sisältöä tuotetaan eri tavalla, eli kehitettävän toimintamallin ja sitä tukevan tietojärjestelmän piti olla myös joustava.

–Ryhmässä ja yhtiöissä raporttien kirjoittamiseen, muokkaamiseen ja julkaisemiseen osallistuvat niin ylimmän johdon edustajat, johtavat asiantuntijat kuin myös viestintäihmiset. Uuden järjestelmän myötä raporteista vastaavat henkilöt tietävät tarkemmin mikä kunkin raportin tilanne on ja voivat tukea työtä paremmin. Lisäksi kaikkien raporttien tuottamiseen osallistuvien henkilöiden työaikaa säästyy, kun prosessi on selvä ja sitä tukeva Sharepoint-toteutus on helppokäyttöinen, kertoo riskienhallintapäällikkö Annina Pietinalho LähiTapiolan riskienhallintapalveluista.

Tietojärjestelmä, jonka käyttäjät haluavat ottaa käyttöön

Projekti toteutettiin iteroiden, joka edellytti tiivistä yhteistyötä LähiTapiolan ja Evolvitin tiimien välillä. Toteutustapa valittiin tällaiseksi myös siksi, että tarkkaa teknistä määrittelyä ei lopputuloksesta ensin tehty, vaan IT:n sijasta pääosissa olivat LähiTapiolan toivoma toimintaprosessi ja tulevan järjestelmän käyttäjien toiveet.

–Haimme molemmat käytännönläheisiä, jokapäiväisessä työssä toimivia ratkaisuja. Olimme erittäin tyytyväisiä Evolvitin tiimin joustavaan toimintaan ja itsekin pyrimme välttämään turhaa byrokratiaa, Saartoala kertoo.

LähiTapiolassa ollaan oltu varsin tyytyväisiä uuteen järjestelmään, se on vastannut ennalta asetettuja prosessikuvauksia ja on osoittautunut helpoksi omaksua.

–Olen meillä kouluttanut henkilöitämme ottamaan käyttöön uuden toimintaprosessin ja järjestelmän raporttien tuottamiseen. Saamani palaute on ollut positiivista, käyttäjät ovat kokeneet, että sovellus on oikeasti tukenut raportointityötä. Sovelluksen käyttö ei edellytä kokonaan uusien ohjelmistojen tai järjestelmien omaksumista, mikä helpottaa loppukäyttäjän arkea. Olemme ottamassa ratkaisua laajemminkin käyttöön esimerkiksi vuosikertomuksen ja hallituksen toimintakertomuksen tuottamisessa, kertoo matemaatikko Ville Lilja LähiTapiolasta.

Lisätietoa:

Jari Alasuvanto
Sales Manager

040 524 7069
jari.alasuvanto@evolvit.fi

Jaa tämä artikkeli: